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Dopo mesi di duro lavoro e di preparazione l’ evento organizzato è giunto al termine. Gli ultimi invitati sono andati via e finalmente potete dedicarvi ad un po’ di ozio. Giusto? Sbagliato!

Il lavoro di un event planner non termina quando l’ultimo ospite ha varcato la soglia per andare a casa. Infatti, il post-evento è una parte essenziale nel ciclo delle fasi di un evento.
Portare a compimento un evento è importante tanto quanto la sua creazione.

Oggi vi parlerò delle 5 cose da fare dopo l’evento:

Inviare i ringraziamenti

a tutti piace essere apprezzati. Un piccolo messaggio di ringraziamento è un modo carino per salutare tutti gli ospiti e mantenere lo spirito dell’evento ancora vivo.
La cosa migliore è personalizzare il ringraziamento. Una mail potrebbe essere un’idea anche se poco originale e un po’ formale ma un bigliettino personalizzato inviato tramite la posta personale di Facebook sarebbe un pensiero speciale che rimarrebbe nei ricordi dei vostri ospiti. Se includete una frase o un’immagine simpatica rimarrete nei loro cuori per sempre.
Non scordate di ringraziare lo staff, volontari, performers e fornitori, essenziali per la buona riuscita di un evento. La parte un po’ più noiosa è reperire le informazioni per contattare le persone da ringraziare, ma se ci organizza prima con un bel database sarà tutto molto più facile.

Chiedere feedback

Il feedback è fondamentale per chi fa questo lavoro. Si può capire se qualcosa è andato storto o se tutto è andato secondo i piani, se c’è qualcosa da migliorare o da cambiare. Se il vostro staff ha lavorato bene, se sono stati cordiali e perché no probabilmente daranno un voto anche su di voi. Il modo più semplice, oggi, è chiedere una recensione che potrà essere pubblicata sulla propria pagina facebook o sul proprio sito web.

Coinvolgimento sui social media

Come ho detto molte volte il coinvolgimento sui social è importante. Durante l’evento raccogliete materiale video e fotografico da postare successivamente. Date tutto il materiale ai vostri collaboratori che faranno una selezione delle foto e dei video migliori per creare dei contenuti interessanti che diano la possibilità agli ospiti di commentare ed interagire tra di loro.

Tirare le somme

È arrivato il momento di parlare con il tuo staff e tirare le somme. Il momento giusto per farlo è subito dopo l’evento perché le informazioni sono ancora fresche.
Gli aspetti di cui discutere sono:
• valutare se l’evento organizzato ha raggiunto gli obiettivi preposti
• controllare cosa ha funzionato e gli aspetti da modificare per il prossimo evento
• discutere con il vostro staff dell’andamento dell’evento e stimolarli per quello successivo.

Durante il briefing valutare gli aspetti positivi e quelli negativi. Se l’evento è andato bene quali sono stati gli ingredienti chiave che lo hanno portato al successo? Se non è andato come speravi, quali sono gli aspetti da correggere per la volta successiva?
Durante questo incontro celebrate la vittoria ma individuate anche le parti critiche in modo da poterle migliorare. Gli errori possono accadere e un bravo event planner impara dai propri errori e va avanti.

Aggiornare il sito web

Se qualcuno visita il vostro sito web è trova informazioni non aggiornate, è un punto a vostro sfavore. Il sito web è uno degli strumenti primari di marketing per i vostri futuri eventi e rappresenta un segnale per tutti coloro che lo visitano di quanto sappiate fare bene il vostro lavoro.
Pianificate, dunque, un aggiornamento del sito il prima possibile dopo che l’evento si è concluso con contenuti nuovi e stimolanti.

Abbiamo la possibilità di creare una comunità che continui a parlare dell’evento anche dopo la sua fine. Questo significa che un evento in realtà non si conclude mai, ma è un trampolino di lancio per quello successivo. È necessario che le attività post-evento vengano pianificate attentamente come se fossero l’evento stesso in modo da trarre il meglio costruendo un nostro pubblico e migliorando i nostri eventi.
E adesso… potete concedervi un po’ di relax e ricaricare le energie!

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