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Poniamo il caso che il cliente che tanto desideravi ti ingaggi per organizzare il suo evento. Bene, rimbocchiamoci le maniche e mettiamoci al lavoro…
La prima cosa da fare? Scrivere una checklist.
Una checklist è una lista che ti aiuterà a ricordare cosa fare e in che momento farlo durante la pianificazione di un evento, un po’ come una memoria portatile. Non importa che l’evento sia grande o piccolo penso che avere con sé una checklist sia  essenziale per non dimenticare niente ed avere tutte le fasi organizzative sotto controllo.
In questo articolo ti darò alcune dritte su come crearne una. Tutti i punti che troverai nella checklist non sono necessari sempre e in ogni evento: se per esempio un evento non prevede l’illuminazione della location quella parte non verrà presa in considerazione.

Prima dell’evento

Budget

• Stabilire gli obiettivi
• Sviluppare un piano organizzativo
• Fare una stima dei costi

Generali

• Identificare la location e definire i dettagli
• Preparare e firmare i contratti
• Prenotare le varie attrezzature (noleggio arredo, service audio/luci etc)
• Coordinare l’allestimento della location
• Organizzare un piano per la sicurezza
• Provvedere alla sistemazione di persone con disabilità
• Prenotare trasporti
• Prenotare alloggi

Decorazione

• Decidere il tema dell’evento con il cliente
• Creare l’allestimento della location se necessario con il supporto di un event designer
• Comprare il materiale
• Progettare

Intrattenimento

• Contattare gli artisti
• Far firmare i contratti
• Processo di pagamento

Promozione on line( in caso di eventi privati non è necessaria)

• Sviluppare una strategia e un programma di promozione
• Creare evento sui social

Catering

• Definire il menu con il cliente
• Scegliere il catering

Non scordare di fare la cosa più importante: mentre crei il tuo piano A parallelamente pianifica il tuo piano B.

Durante la pianificazione dell’evento, in base alle date e alle deadline prestabilite ricordarsi di confermare:

• Location e allestimento
• Attrezzatura ed installazione di quest’ultima
• Sicurezza
• Catering
• Trasporto ed alloggio
• Staff di collaboratori
• Artisti
• Decorazioni
• Pagamento dei servizi

Il giorno dell’evento

• Controllo finale di ogni settore coinvolto nell’evento
• Se previsto seguire i transfert degli ospiti

Dopo l’evento

• Pulizia
• Inviare mail e messaggi di ringraziamento
• Assicurarsi che tutti i pagamenti siano stati effettuati
• Richiedere recensione al cliente

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